So läuft Ihre Intranet-Einführung bei uns – Schritt für Schritt erklärt
Kurzfassung (Executive Summary)
Erst Fit prüfen, dann planen: Online-Demo → passt unser Ansatz zu Ihrem Bedarf?
Verbindlich planen: Strategie-Workshop → Anforderungsheft, Festpreisangebot, klare Go-Live-Kriterien.
Gemeinsam einführen: Implementierung mit wöchentlichen Fix-Terminen, Technik + Inhalte Hand in Hand.
Sicher live gehen: Pilotgruppe testen, Onboarding planen, Go-Live umsetzen.
Langfristig betreuen: Übergabe an Customer Care (Support) + Customer Success (Wirkung & Ausbau).
Zum Produkt
Ausführlicher Ablauf:
1) Online-Demo
Ziel: Schnell klären, ob Produkt-Fit und Herangehensweise passen.
Inhalte: Überblick über Module (z. B. Wiki, News/Schwarzes Brett, Mitarbeiter-App/InfoPoint, optionale Bausteine wie Formulare, Bestellcenter, Onboarding; Tickets nur optional).
Ergebnis: Gemeinsame Entscheidung für den Workshop.
2) Strategie-Workshop (Ziele, Anforderungen, Festpreis)
Ziel: Aus einem vagen „Wir brauchen ein Intranet“ wird ein konkreter Fahrplan.
Vorgehen:
- Prozesse & Use-Cases präzisieren (z. B. Pflichtdokumente im Wiki, News-Zielgruppen, mobile Nutzung, Formulare, ggf. Bestellcenter).
- Rollen/Stakeholder und Erfolgskriterien (KPIs) festlegen (z. B. Reichweite von News, Suchzeit im Wiki, App-Quote).
- Go-Live-Definition: Checkliste „Wann ist das Intranet reif für live?“.
Ergebnis:
- Anforderungsheft (klar abgegrenzt)
- Festpreis-Angebot
- Projekt- & Einführungsplan (Meilensteine, Verantwortliche, Zeitrahmen)
- Content-Backlog (Pflichtdokus, Vorlagen, News-Themen)
Warum sinnvoll:
Planung reduziert Risiko. Statt „Feature-Wunschliste“ gibt es klare Ziele, Grenzen und Verantwortungen – die Basis für Tempo und Qualität.
3) Implementierung (Technik & Inhalte im Wochenrhythmus)
Arbeitsweise: Wöchentliche Fix-Meetings mit unserer Projektleitung.
Technik:
- Setup, SSO/Azure AD, Microsoft 365, Personio (optional), Rechte & Gruppen
- Vorbereitung App (iOS/Android) & InfoPoint
- Staging-Umgebung für Abnahmen
Inhalte:
- Wiki-Struktur aufsetzen, Kerninhalte migrieren (Pflichtdokumente, Vorlagen, kurze Videos)
- News/Schwarzes Brett mit Zielgruppen & Redaktionsablauf
- Optionale Module je Bedarf: Digitale Formulare (z. B. Urlaubsantrag/Krankmeldung), Bestellcenter, Onboarding-Checklisten
Enablement:
- Admin- & Editor-Schulungen, kompakte Leitfäden
- Gemeinsames Abarbeiten der Backlogs – keine losen To-Dos, sondern strukturierte Sprints
Warum sinnvoll:
Ein Intranet scheitert selten an Funktionen, sondern an Einführung, Inhalt, Verantwortung. Deshalb laufen Technik und Content parallel – mit klaren Abnahmen.
4) Pilot, Go-Live & Onboarding
Pilot: Kleine Peer-Group testet das System im Alltag, Feedback fließt ein.
Go-Live-Plan: Interne Kommunikation, App-Rollout, InfoPoints aktivieren, Onboarding aller Mitarbeitenden.
Nachweis der Wirksamkeit: Erste KPI-Basis (z. B. Reichweite News, Suchzeit im Wiki, App-Quote) wird gemessen.
Warum sinnvoll:
Statt „Big Bang“ setzen wir auf kontrolliertes Live-Gehen mit klaren Erfolgskriterien – so entsteht Akzeptanz.
5) Übergabe & laufende Betreuung
Customer Care (Support):
- Operativer Support, Fehlerfälle, „Wie mache ich…?“.
Customer Success (Wirkung & Ausbau):
- Feste Betreuerin mit regelmäßigen Jour-fixes (monatlich/Quartal)
- Nutzung auswerten, Feedback priorisieren, gezielter Ausbau (z. B. zusätzliche Formulare, mehrsprachige Inhalte, weitere Standorte)
Warum sinnvoll:
Das Intranet wird zur Plattform für interne Prozesse – nicht zur reinen News-Seite. Wachstum erfolgt schrittweise und nutzenorientiert, statt in einem übergroßen Einstiegsprojekt.
Rollen & Verantwortlichkeiten (kurz)
Kundenseite: Projektleitung, IT/SSO, Fachverantwortliche für Inhalte (Wiki/News), Multiplikator:innen je Standort
Unsere Seite: Projektleitung/Implementierung, Schulungen, Customer Care (Support), Customer Success (Wirkung & Roadmap)
Warum dieser Weg die einzig sinnvolle Lösung ist
- Risikoarm & planbar: Workshop → Festpreis & klare Kriterien statt offener Enden.
- Akzeptanz statt Featuritis: Technik & Inhalte werden gemeinsam eingeführt – mit Schulungen und klaren Verantwortungen.
- Schnell nutzbar, nachhaltig wirksam: Pilot & Go-Live mit Onboarding-Fokus statt „wir sind technisch fertig“.
- Messbar besser: KPIs ab Tag 1, Customer Success sorgt für kontinuierliche Wirkung – nicht nur Betrieb.
- Wachstum in Etappen: Funktionen werden dazugeschaltet, wenn sie Nutzen stiften – so bleibt das Projekt schlank und bezahlbar.
Dieser Prozess hat sich im Mittelstand bewährt: Er minimiert Risiken, beschleunigt die Einführung und maximiert den tatsächlichen Nutzen im Alltag.
Häufige Fragen zum Projektablauf (FAQ)
Wie lange dauert die Einführung des Intranets typischerweise?
Das hängt vom Umfang ab, aber durch unseren strukturierten Prozess (Workshop bis Implementierung) sind die meisten Projekte innerhalb von 8 bis 12 Wochen „Go-Live-bereit“. Entscheidend sind die wöchentlichen Fix-Termine, die das Tempo hochhalten.
Warum ist der Strategie-Workshop verpflichtend?
Weil er Ihr finanzielles Risiko minimiert. Im Workshop klären wir alle Anforderungen bis ins Detail. Erst danach erhalten Sie ein verbindliches Festpreis-Angebot. So kaufen Sie nicht die „Katze im Sack“, sondern einen klaren Plan.
Welche Ressourcen müssen wir intern bereitstellen?
Sie benötigen eine Projektleitung (als Ansprechpartner für uns) sowie Verantwortliche für die Inhalte (z. B. HR für News/Wiki). Um die Technik und das Projektmanagement kümmert sich breadcrumb.
Was passiert nach dem Go-Live? Sind wir dann auf uns allein gestellt?
Nein. Wir unterscheiden zwischen „Support“ (bei technischen Fragen) und „Customer Success“. Ihr Customer Success Manager begleitet Sie langfristig, wertet Nutzungszahlen aus und hilft Ihnen, das Intranet strategisch weiterzuentwickeln.
