Intranet & digitale Self-Services für 500 Mitarbeitende – Wissen und Workflows zentral vereint
- Digitale HR-Workflows: Urlaubsanträge und Überstundenabbau werden direkt vom Mitarbeiter im Frontend beantragt und digital genehmigt.
- Zentrales QM-Wissen: Arbeitsanweisungen und Qualitätsmanagement-Dokumente sind an einem Ort auffindbar und immer aktuell.
- Hybrider Zugriff: Ob am PC-Arbeitsplatz in der Verwaltung oder per App im mobilen Dienst – alle 500 User sind vernetzt.
- Frontend Self-Service: Hohe Akzeptanz, da Mitarbeitende ihre Stammdaten und Anträge selbstständig und intuitiv verwalten können.
- Branchen-Standard: Die Lösung basiert auf dem MySyde Intranet Standard, der die Anforderungen sozialer Einrichtungen bereits im Kern abdeckt.
Eliminierte Probleme durch das Projekt:
- Papierlastige Genehmigungen: Der klassische „Laufzettel“ für Urlaubsanträge oder Überstundenfrei wurde durch einen schnellen, transparenten digitalen Workflow ersetzt.
- Verstreutes Wissen: QM-Dokumente und wichtige Arbeitsanweisungen lagen oft in Ordnern oder auf Netzlaufwerken. Jetzt gibt es eine zentrale Anlaufstelle im Intranet.
- Fehlende Erreichbarkeit: Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz waren früher schwer in die Kommunikation einzubinden. Die App schließt diese Lücke.
- Hoher Verwaltungsaufwand: HR wurde entlastet, da Mitarbeitende viele Prozesse (Self-Services) nun eigenständig anstoßen, statt E-Mails zu schreiben oder anzurufen.
Herausforderungen des Projekts:
Die Hauptaufgabe bestand darin, eine homogene Plattform für eine heterogene Belegschaft von knapp 500 Personen zu schaffen. Vom Verwaltungsangestellten bis zur Erzieherin mussten alle das System intuitiv bedienen können. Ein besonderer Fokus lag auf der Prozess-Digitalisierung: Es mussten Workflows für Urlaubsanträge und Überstundenausgleich entwickelt werden, die komplexen tariflichen oder internen Regeln folgen, aber für den Nutzer im Frontend („User Self Service“) kinderleicht zu bedienen sind.Gleichzeitig sollte das System nicht „over-engineered“ werden. Da MySyde Intranet bereits viele Anforderungen sozialer Träger im Standard mitbringt, lag die Kunst darin, diese Standards optimal zu konfigurieren, statt unnötig neu zu programmieren.
Projektablauf:
Das Projekt startete klassisch mit einem Strategie-Workshop, in dem die spezifischen Anforderungen an die HR-Workflows (Urlaub/Überstunden) und die Struktur des QM-Bereichs definiert wurden.In der Umsetzung zeigte sich die Stärke des MySyde-Standards: Die Basis-Plattform stand schnell bereit. Parallel dazu wurden die individuellen Genehmigungsprozesse konfiguriert und getestet. Da die Benutzeroberfläche (Frontend) selbsterklärend gestaltet ist, konnte der Rollout an die 500 Mitarbeitenden zügig und mit minimalem Schulungsaufwand erfolgen. Heute ist das Intranet der zentrale digitale Anlaufpunkt für Informationen und Anträge im Kreisverband.
Branchen, die von dieser Lösung profitieren:
- Soziale Einrichtungen
- Unternehmen mit vielen Standorten oder Gesellschaften
- Organisationen mit vielen mobilen Mitarbeitenden
mit MySyde Intranet
Intranet
Interne Prozesse endlich digital, mehr als ein Social Intranet
170.000
monatliche Anmeldungen in MySyde Intranetlösungen
Für eine stärke Mitarbeiterbindung
Arbeiterwohlfahrt Kreisverband Mannheim e.V.
Soziale Einrichtung
Intranet & digitale Self-Services für 500 Mitarbeitende – Wissen und Workflows zentral vereint
- Digitale HR-Workflows: Urlaubsanträge und Überstundenabbau werden direkt vom Mitarbeiter im Frontend beantragt und digital genehmigt.
- Zentrales QM-Wissen: Arbeitsanweisungen und Qualitätsmanagement-Dokumente sind an einem Ort auffindbar und immer aktuell.
- Hybrider Zugriff: Ob am PC-Arbeitsplatz in der Verwaltung oder per App im mobilen Dienst – alle 500 User sind vernetzt.
- Frontend Self-Service: Hohe Akzeptanz, da Mitarbeitende ihre Stammdaten und Anträge selbstständig und intuitiv verwalten können.
- Branchen-Standard: Die Lösung basiert auf dem MySyde Intranet Standard, der die Anforderungen sozialer Einrichtungen bereits im Kern abdeckt.
