Eliminierte Probleme durch das Projekt:

• Manuelle Zettelwirtschaft: Die fehleranfällige und zeitaufwendige Erfassung von Arbeitszeiten auf Papierstundenzetteln wurde vollständig durch eine digitale Lösung ersetzt.
• Mangelnde Transparenz: Früher fehlte der Echtzeit-Überblick, ob die aufgewendete Reinigungszeit noch im verkauften Vertragskontingent liegt. Jetzt ist eine sofortige Nachsteuerung möglich.
• Aufwendige Dokumentationspflicht: Die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung für Minijobber wird nun automatisch und rechtssicher im Hintergrund generiert, statt mühsam nachträglich erstellt zu werden.
• Unklare Leistungsnachweise: Diskussionen darüber, welche Aufgaben erledigt wurden, entfallen, da die Reinigungskräfte ihre Tätigkeiten (z. B. „Sanitär“, „Boden“) direkt digital abhaken.

Herausforderungen des Projekts:

Die zentrale Herausforderung bei diesem MySyde FLOW Projekt war die Entwicklung zweier radikal unterschiedlicher Benutzeroberflächen innerhalb einer Plattform. Für die Verwaltung musste eine komplexe Logik abgebildet werden: Die Anlage von Kunden, detaillierten Verträgen mit Reinigungs-Turnus, spezifischen Aufgaben und Zeitkontingenten sowie die Zuweisung des Personals.
Gleichzeitig musste der Zugang für die Reinigungskräfte extrem simpel und intuitiv gestaltet sein („One-Click-Prinzip“), um auch ohne große IT-Kenntnisse bedienbar zu sein: Auswahl des Objekts, Start/Stopp der Zeit und einfaches Abhaken der Bereiche – alles optimiert für die mobile Nutzung auf dem Smartphone. Zudem musste eine Logik implementiert werden, die der Verwaltung sofort signalisiert, wenn Zeiten aus dem Ruder laufen (Soll-Ist-Vergleich).

Projektablauf:

Das Projekt begann mit einer Analyse der bestehenden Reinigungsverträge und der Verwaltungsabläufe bei Century Service. Daraufhin konzipierten wir die Datenstruktur in MySyde FLOW, um die komplexen Vertragsdetails (Intervalle, Aufgaben) digital abzubilden.
Im nächsten Schritt entwickelten wir die mobile Ansicht für die Reinigungskräfte mit Fokus auf maximale Einfachheit und testeten diese direkt im Feld. Parallel dazu wurde das Verwaltungs-Dashboard inklusive des Reportings für die Minijob-Erfassung umgesetzt. Nach der erfolgreichen Schulung der Verwaltung und der Einweisung der Reinigungskräfte erfolgte der Go-Live, der die Abrechnung und das Controlling ab Tag 1 massiv beschleunigte.