Erfassung auf Papier
Reinigungszeiten wurden auf den Objekten von Hand festgehalten. Das kostet Zeit und macht den späteren Abgleich mit den Verträgen mühsam.
Kunden-Referenz · Gebäudereinigung
Zeiterfassung und Vertragsabgleich für die Gebäudereinigung
Century Service übernimmt die Reinigung innerhalb der Ihnen Group. Auf MySyde Flow entstand eine Web-App, die Reinigungsverträge mit den Objekten der Kunden abgleicht und die Leistung der Reinigungskräfte erfasst.
Century Service GmbHGebäudereinigung / Facility-Services · Kulmbach
- Echtzeit
- Zeiten aus der App
- Schluss
- mit Stundenzetteln
- automatisch
- Abrechnung ohne Excel
Über das Unternehmen
Century Service, Reinigung innerhalb der Ihnen Group
Century Service übernimmt die Gebäudereinigung innerhalb der Ihnen Group. Reinigungskräfte sind täglich auf den Objekten der Kunden im Einsatz. Jeder Reinigungsvertrag legt fest, welche Leistung in welchem Umfang erbracht wird. Damit Soll und Ist zusammenpassen, braucht es eine Erfassung, die im Alltag der Reinigungskräfte funktioniert und die Leistung sauber gegen die Verträge abgleicht.
Herausforderung
Was vorher schwierig war
Abgleich mit den Verträgen
Jeder Kunde hat eigene Objekte und eigene Verträge. Ohne digitale Erfassung war der Abgleich zwischen vereinbarter und erbrachter Leistung aufwendig.
Erfassung vor Ort
Die Leistung entsteht auf den Objekten, nicht am Schreibtisch. Eine Erfassung musste dort funktionieren, wo die Reinigungskräfte arbeiten.
Lösung
Lösung
Statt einer App, die im Reinigungsalltag niemand öffnet, entwickelten wir für die Century Service GmbH eine digitale Zeiterfassung mit Vertragscontrolling auf Basis von MySyde Flow. Sie ersetzt die Erfassung der Arbeitszeiten auf Papierstundenzetteln vollständig. Das Herzstück ist eine einzige Plattform mit zwei Oberflächen. Die mobile Ansicht für die Reinigungskräfte folgt dem One-Click-Prinzip und ist ohne Schulung und über Sprachbarrieren hinweg bedienbar. Die Reinigungskräfte wählen ihr Objekt, starten und stoppen die Zeit und haken erledigte Bereiche wie Sanitär oder Boden direkt am Smartphone ab. So entsteht ein digitaler Leistungsnachweis ohne Diskussionen. Die Verwaltung legt Kunden und Verträge mit Reinigungs-Turnus, Aufgaben und Zeitkontingenten an und weist das Personal zu. Ein Soll-Ist-Vergleich meldet in Echtzeit, wenn die aufgewendete Zeit das verkaufte Vertragskontingent zu überschreiten droht. So ist eine sofortige Nachsteuerung möglich. Die gesetzlich vorgeschriebenen Stundennachweise für Minijobber generiert das System automatisch und rechtssicher im Hintergrund. Wir starteten mit der Analyse der bestehenden Reinigungsverträge und Abläufe, bildeten die Vertragsdetails als Datenstruktur ab und testeten die mobile Ansicht direkt im Feld. Nach Schulung der Verwaltung und Einweisung der Reinigungskräfte folgte der Go-Live.
Was umgesetzt wurde
Module und Bausteine
Vertragsverwaltung
Die Reinigungsverträge der Kunden liegen mit ihren Objekten in der App. Jede Leistung lässt sich dem passenden Vertrag und Objekt zuordnen.
Zeiterfassung
Die Reinigungskräfte erfassen ihre Zeiten direkt in der App. Für ihre Rolle ist die Ansicht bewusst sehr einfach gehalten.
Auswertungen
Ein eigener Auswertungsbereich für die Verwaltung bei Century Service führt Verträge, erfasste Zeiten und den Abgleich zusammen.
Kontingentaufladung und Verrechnung
Kontingente werden automatisch aufgeladen und verrechnet. Den manuellen Schritt im Hintergrund übernimmt die App.
Rollenbasierte Ansichten
Jeder Zugang sieht nur, was zu seiner Rolle passt. Für die Reinigungskraft ist die Ansicht so einfach wie möglich gehalten.
Soll-Ist-Abgleich
Die erfasste Leistung läuft gegen die Verträge. So bleibt sichtbar, ob der Aufwand noch zum vereinbarten Kontingent passt.
Ergebnisse
Messbare Verbesserungen
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0 Papierstundenzettel statt fehleranfälliger Zettelwirtschaft
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Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit ermöglicht sofortige Nachsteuerung der Vertragskontingente
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Minijob-Stundennachweise entstehen automatisch und rechtssicher im Hintergrund
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Digitaler Leistungsnachweis durch direktes Abhaken erledigter Bereiche am Smartphone
-
Schnellere Abrechnung und schnelleres Controlling ab dem ersten Tag nach dem Go-Live
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Unverbindlich · ca. 30 Minuten
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