Eltern-Kommunikation
Der Austausch zwischen Einrichtungen und Eltern war ineffizient organisiert.
Kunden-Referenz · Soziale Träger
Kindergartenportal für Eltern
Ein zentraler Ort, an dem Eltern ihre Kinder für Kitaplätze registrieren, Vertragsdetails einsehen und mit der Einrichtung kommunizieren — Anmeldung, Aushänge und Rückmeldungen laufen sauber strukturiert über eine Plattform statt über Aushang und Telefon. Eine Verwaltung, bis zu 100 Einrichtungen.
AWO Unterbezirk Ennepe-RuhrSoziale Einrichtung / Kindertagesstätten · Ennepe-Ruhr, Deutschland · 1.200+
- 100 Kitas
- Einrichtungen, eine Plattform
- ERP-Sync
- Anbindung an ERP und Kommunen
- Individuell
- Eigene Prozesse statt Standard
Über das Unternehmen
AWO Unterbezirk Ennepe-Ruhr, Soziale Einrichtung / Kindertagesstätten aus Ennepe-Ruhr
Der AWO Unterbezirk Ennepe-Ruhr ist ein regionaler Träger der Freien Wohlfahrtspflege mit über 1.200 Mitarbeitenden im Ennepe-Ruhr-Kreis. Zu seinem Auftrag gehören Kindertagesstätten, soziale Beratung und vielfältige Hilfsangebote für Menschen aller Altersgruppen.
Herausforderung
Die AWO Ennepe-Ruhr wollte die Kommunikation mit Eltern effizienter gestalten.
Zettelwirtschaft
Essensbestellungen, Krankmeldungen und Einladungen liefen über Zettel, Mail und Telefon.
Standard passt nicht
Off-the-Shelf-Software bildete die eigenen Prozesse nicht sauber ab.
Lösung
MySyde Flow, passgenau für AWO Unterbezirk Ennepe-Ruhr
Mit dem Kita-Portal laufen alle Eltern-Prozesse über einen zentralen Ort statt über Zettel, Aushang und Telefon. Eltern erhalten aktuelle News und Ankündigungen direkt im Portal, melden ihr Kind digital krank oder ab und nehmen ihre Kinder für einen Kitaplatz auf. Auch Sprechtage und Infotage werden über das Portal eingeladen und gebucht, statt Einladungen einzeln zu verteilen. Die Essensbestellung wird nachvollziehbar: Die Kita-Leitung sieht, welches Kind welches Essen bekommt, ohne Listen abzugleichen. Vertragsdokumente lassen sich hochladen, ablegen und verwalten — ohne Papier. Besonders an dem Fall ist die Größenordnung: Eine Verwaltung koordiniert mehrere Einrichtungen über dieselbe Plattform, mit eigenen Inhalten je Kita. Damit keine Daten doppelt erfasst werden, ist das Portal an die bestehende Systemlandschaft angebunden, unter anderem an die bestehende ERP-Lösung. Das Portal funktioniert auf dem Smartphone der Eltern ebenso wie am PC der Kita-Leitung. So bleibt den pädagogischen Teams mehr Zeit für das Wesentliche — die Betreuung der Kinder.
Module
Was im Einsatz ist
News und Ankündigungen für Sorgeberechtigte
Einrichtungen erreichen alle Sorgeberechtigten gezielt und nachweisbar — statt Aushang am schwarzen Brett.
Digitale Krankmeldung und Abmeldung von Kindern
Eltern melden Kinder digital krank oder ab — die Einrichtung sieht es sofort, ohne Telefonkette am Morgen.
Anmeldung zu Veranstaltungen
Einladungen, Zu- und Absagen strukturiert über das Portal — inklusive Teilnehmerlisten für die Kita-Leitung.
Vertragsdetails einsehen und Dokumente hinterlegen
Eltern sehen ihre Vertragsdetails jederzeit selbst ein, Verträge und Dokumente liegen zentral und versionssicher — Schluss mit Papier-Ordnern pro Kind.
Anbindung an ERP und Kommunensoftware
Stammdaten und Abrechnung fließen direkt in die bestehende ERP-Lösung und an die Software der Kommunen — ohne Doppelerfassung in der Verwaltung.
Kinder für Kitaplätze registrieren
Eltern registrieren ihre Kinder direkt im Portal für einen Kitaplatz — ein zentraler Ort statt Formular, Telefon und Warteliste auf Papier.
Technologie
Auf bewährter Plattform
MySyde Flow
Eigenes Framework für Individualsoftware.
Microservices
Modular aufgebaut, einzeln deploybar.
REST-API
Schnittstellen für Integration in bestehende Systeme.
DSGVO-Hosting in DE
Server in Deutschland, DSGVO-konform.
Mobile-Support
Native iOS/Android oder responsive Web.
Ergebnisse
Ergebnisse aus dem Kita-Portal
-
Eltern + Kita auf einer Plattform statt verteilte Kanäle
-
mobil + Web Zugang auf Smartphone und PC
-
Kita-Leitung spürbar entlastet im Tagesgeschäft
-
1 zentraler Ort für Termine, Anmeldungen und Info
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