Intranet für Gemeinden und Stadtverwaltungen

Kurz gesagt: Für Gemeinden und Stadtverwaltungen zählen bei einem Intranet vor allem vier Punkte: Hosting in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag, die Zustimmung des Personalrats, Zugang für Beschäftigte ohne PC, etwa im Bauhof oder in der Kita, und getrennte Bereiche für Verwaltung und Eigenbetriebe. MySyde Intranet von breadcrumb ist so bei der Gemeinde Baiersbronn im Einsatz.

Kommunale Verwaltungen müssen heute digital arbeiten, unter wachsendem Erwartungsdruck von Bürgerinnen und Bürgern, politischen Gremien und dem eigenen Kollegium. Ein gut konzipiertes Intranet bietet hier einen echten Mehrwert: zentrale Informationen über alle Ämter hinweg, sichere und DSGVO-konforme Kommunikation, ein einheitlicher Zugang für alle Beschäftigten, auch im Außendienst, und niedrige Einstiegshürden.

Typische Herausforderungen in Kommunen und wie ein Intranet sie löst

• Viele Außenstellen ohne zentrale IT → Intranet im Browser und als App, ohne Installation am Arbeitsplatz
• Unterschiedliche digitale Erfahrung im Team → einfache Oberfläche, die ohne Schulung verständlich ist
• Datenschutz und Zustimmung des Personalrats → Hosting in Deutschland oder auf eigenen Servern, Rollen und Rechte je Bereich
• Informationen nur über Aushänge oder Mails → zentrale News mit Zielgruppen und Lesebestätigung
• Kein einheitlicher Zugriff auf Vorlagen, Protokolle und Dienstanweisungen → Wiki mit Versionen und Rechten je Abteilung

Praxisbeispiel: Gemeinde Baiersbronn

Die Gemeinde Baiersbronn im Nordschwarzwald zählt mit rund 15.000 Einwohnern zu den flächenmäßig größten Gemeinden Baden-Württembergs. Mit MySyde Intranet verbindet sie über 350 Mitarbeitende aus Verwaltung, Tourismus und Gemeindewerken, vom Büroarbeitsplatz bis zum Bauhof. Drei Bereiche laufen in einem System, jeder mit eigenem Erscheinungsbild. Die App mit Chat hat interne Messenger-Gruppen ersetzt, etwa im Winterdienst. Zur Referenz Gemeinde Baiersbronn

Für jede Abteilung das Richtige

MySyde Intranet ist modular aufgebaut. Bewährte Module in kommunalen Projekten:

• News und Aktuelles: für alle oder für einzelne Ämter und Eigenbetriebe
• Formulare: für Dienstreisen, IT-Anfragen, Meldungen an die Haustechnik und mehr
• Organigramm und Kontaktverzeichnis
• Kalender: mit Raum- und Fahrzeugbuchung ohne Doppelbelegung
• Wiki: mit Vorlagen, Protokollen und Dienstanweisungen
• Aufgaben und Unterweisungen: Pflicht-Unterweisungen mit Lesebestätigung, Quiz und Nachweis (Zusatzmodul)
• Chat: für schnelle Abstimmung, statt privater Messenger-Gruppen (Zusatzmodul)

Datenschutz, Anmeldung und Personalrat

MySyde Intranet läuft in Rechenzentren in Deutschland oder auf Ihren eigenen Servern. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört immer dazu, Backups sind verschlüsselt. Die Anmeldung geht per Microsoft Entra ID, SAML oder LDAP, mit Zwei-Faktor-Anmeldung, oder mit Kürzel und Passwort für Beschäftigte ohne dienstliche E-Mail-Adresse. Rechte vergeben Sie je Rolle, Abteilung und Bereich. Für die Abstimmung mit dem Personalrat erklären wir, welche Daten das Intranet verarbeitet und wer was sehen kann.

So läuft die Einführung

• Online-Demo: Wir zeigen Ihnen, wie andere Verwaltungen das Intranet einsetzen.
• Strategie-Workshop: An einem Tag klären wir Ziele, Bereiche, Inhalte und Schnittstellen. Danach bekommen Sie Konzept und Festpreis.
• Einführung: Einrichtung, Übernahme der Inhalte, Schulung der Redaktion und Start mit einem Pilotbereich, kein „Big Bang“.
• Betreuung: Nach dem Go-live bleibt breadcrumb an Ihrer Seite.

Bis zum Go-live vergehen typischerweise drei Monate.

Häufige Fragen von Kommunen

Welches Intranet eignet sich für Behörden und öffentliche Verwaltungen?
Eines, das in Deutschland gehostet wird oder auf eigenen Servern läuft, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mitbringt, Beschäftigte ohne PC per App erreicht und Verwaltung und Eigenbetriebe getrennt abbilden kann. MySyde Intranet erfüllt diese Punkte und ist so bei der Gemeinde Baiersbronn im Einsatz.

Können auch Beschäftigte ohne PC-Arbeitsplatz das Intranet nutzen, zum Beispiel im Bauhof?
Ja. Mit der App für iOS und Android greifen sie auf News, Formulare und Wissen zu, mit Push-Benachrichtigung. Den Zugang bekommen sie von der Verwaltung, auch ohne dienstliche E-Mail-Adresse.

Sind die Daten sicher und DSGVO-konform?
Ja. breadcrumb ist ein deutscher Hersteller, das Intranet läuft in Deutschland oder bei Ihnen, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und verschlüsselten Backups.

Benötigen wir eine große IT-Abteilung für die Einführung?
Nein. breadcrumb übernimmt Einrichtung, Hosting und Updates. Ihre IT richtet bei Bedarf die Anmeldung per Microsoft-Konto ein.

Lohnt sich der Aufwand auch für kleinere Gemeinden?
Ja. Durch den modularen Aufbau zahlen Sie nur für Funktionen, die Sie nutzen, und für kleinere Organisationen passen wir Lizenz und Einführung an. Alle Preise finden Sie auf der Seite Preise.

Ihr nächster Schritt

In einer 30-minütigen Live-Demo zeigen wir Ihnen MySyde Intranet am Beispiel einer Verwaltung. Demo-Termin anfragen