Intranet für soziale Einrichtungen: was Träger wirklich brauchen

Kurz gesagt: Ein Intranet für soziale Einrichtungen muss Menschen erreichen, die selten oder nie am PC sitzen: Pflegekräfte, Erzieherinnen, Fachkräfte in Werkstätten und Wohngruppen. Es muss viele Einrichtungen in einem System abbilden, jedem nur das zeigen, was für ihn gilt, und Datenschutz und Mitbestimmung ernst nehmen. MySyde Intranet von breadcrumb ist genau dafür im Einsatz, unter anderem bei der AWO Ennepe-Ruhr, der AWO Mannheim, der AWO Hamburg und der Lebenshilfe Aalen.

Was Träger der Sozialwirtschaft anders brauchen

In einem Industriebetrieb sitzt ein Teil der Belegschaft am Schreibtisch. Bei einem sozialen Träger ist es oft umgekehrt: Die meisten Mitarbeitenden arbeiten in der Kita, in der Pflege, in der Beratung oder in der Werkstatt. Sie haben keinen eigenen PC und häufig keine dienstliche E-Mail-Adresse. Informationen kommen per Aushang, per Telefonkette oder gar nicht an.

Dazu kommen Besonderheiten, die ein Standard-Intranet selten abdeckt:

• Viele Einrichtungen, ein Träger: Kitas, Pflegedienste, Beratungsstellen und Verwaltung brauchen gemeinsame und eigene Informationen.
• Dienst rund um die Uhr: Wer früh, spät oder nachts arbeitet, liest Neuigkeiten dann, wenn es passt, also auf dem Smartphone.
• Hohe Fluktuation: Neue Kolleginnen und Kollegen müssen schnell finden, was sie brauchen.
• Pflichten mit Nachweis: Hygiene, Datenschutz, Arbeitssicherheit und QM-Dokumente müssen gelesen und bestätigt werden.
• Mitbestimmung: Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung reden bei einem Intranet zu Recht mit.

Mitarbeitende ohne PC und ohne Firmen-E-Mail erreichen

Das wichtigste Werkzeug ist die App. MySyde Intranet gibt es für iOS und Android im App Store und bei Google Play, zusätzlich läuft alles im Browser. Neue News kommen per Push direkt aufs Smartphone, auch auf private Geräte, ohne dass dort Firmendaten abgelegt werden müssen.

Eine Firmen-E-Mail-Adresse braucht dafür niemand. Die Verwaltung legt die Zugänge an, zum Beispiel per Import aus der Personalliste. Angemeldet wird mit Kürzel oder Personalnummer und einem Startpasswort, das beim ersten Login geändert wird. In der App reicht sogar der persönliche QR-Code, den die Verwaltung ausgibt. Wer sein Passwort vergessen hat, bekommt Hilfe über die IT oder die Verwaltung. So kommt auch die Kollegin in der ambulanten Pflege an ihren Zugang, ohne Umweg über ein Postfach, das sie nie öffnet.

Viele Einrichtungen in einem System

MySyde Intranet ist mandantenfähig. Mehrere Gesellschaften, Bereiche oder Einrichtungen laufen in einem System, jede mit eigenen Inhalten und auf Wunsch eigenem Erscheinungsbild. Rechte vergeben Sie je Rolle, Abteilung und Einrichtung. Die Leitung einer Kita sieht, was für ihre Kita gilt, die Pflegedienstleitung, was für die Pflege gilt, und alle sehen die Nachrichten des Trägers.

Beim AWO Unterbezirk Ennepe-Ruhr erreicht das Intranet so über 1.200 Mitarbeitende an mehr als 120 Standorten, mit Ansichten je Standort und Rolle. Über Rollen und Rechte lassen sich auch Gruppen wie Ehrenamtliche mit einem eigenen, begrenzten Zugang einbinden.

Wissen, QM und Unterweisungen

Arbeitsanweisungen, Hygienepläne, QM-Handbuch und Formulare gehören an einen Ort, den alle finden. Im Wiki von MySyde Intranet liegen sie mit Versionen und Rechten je Abteilung, durchsuchbar und auch mobil lesbar. Die AWO Mannheim nutzt dafür einen eigenen QM-Bereich mit durchsuchbaren Arbeitsanweisungen.

Pflicht-Unterweisungen laufen über das Zusatzmodul Aufgaben und Unterweisungen: Sie verteilen ein Dokument an Rollen oder Einrichtungen, die Mitarbeitenden bestätigen das Lesen, auf Wunsch mit kurzem Quiz. Es gibt ein Zertifikat, jährliche Wiederholungen, Erinnerungen und eine Eskalation an die Leitung, wenn etwas liegen bleibt. Damit ist bei einer Prüfung nachweisbar, wer welche Fassung kennt.

Neu ist die KI-Suche: Mitarbeitende stellen eine Frage in eigenen Worten, die KI antwortet aus dem Firmenwiki und den angehängten Dokumenten und nennt die Quelle. Jede Person bekommt nur Antworten aus Inhalten, die sie sehen darf. Die Sprachmodelle laufen bei IONOS in Deutschland. Bei zwei Wohlfahrtsträgern ist die KI-Suche bereits im Einsatz.

Formulare und Abläufe digital

Krankmeldung, Anträge, Meldungen an die Haustechnik: Was heute auf Papier oder per Telefon läuft, geht im Intranet als digitales Formular, auch in der App. Bei der AWO Mannheim beantragen Mitarbeitende Urlaub und Überstundenausgleich selbst, mit mehrstufiger Freigabe. Mit den Zusatzmodulen Tickets und Workflow kommen Anfragen an IT, Haustechnik oder Verwaltung mit Zuständigkeit, Status und Freigaben dazu.

Datenschutz und Mitbestimmung

MySyde Intranet läuft in Rechenzentren in Deutschland oder auf Wunsch auf Ihren eigenen Servern. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört immer dazu, Backups sind verschlüsselt. Die Anmeldung geht auch per Microsoft Entra ID, SAML oder LDAP, mit Zwei-Faktor-Anmeldung. Für die Abstimmung mit Datenschutz und Mitarbeitervertretung erklären wir, welche Daten das Intranet verarbeitet und wer was sehen kann. Bei kirchlichen Trägern klären wir die Anforderungen aus KDG oder DSG-EKD gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

So läuft die Einführung

Die Einführung dauert typischerweise drei Monate und läuft in drei Phasen. Am Anfang steht ein eintägiger Strategie-Workshop: Wir klären Ziele, Zielgruppen, Inhalte und Schnittstellen, danach bekommen Sie Konzept und Festpreis. In der zweiten Phase richten wir das Intranet ein, übernehmen Inhalte, schulen Redaktion und Multiplikatoren und starten mit einer Pilot-Einrichtung. Danach bleiben wir an Ihrer Seite und entwickeln das Intranet mit Ihnen weiter.

Was kostet ein Intranet für einen sozialen Träger?

Die Preise nennen wir offen: Der Strategie-Workshop kostet 500 €. Die Softwarelizenz kostet einmalig 2.900 € für die Web-Anwendung und 2.900 € für die App. Laufend zahlen Sie 1,50 € pro Nutzer und Monat, ab dem 501. Nutzer 1,00 €. Die Einführung ist ein Festpreis ab 6.000 €. Zusatzmodule wie Aufgaben und Unterweisungen oder die KI-Suche kosten ab 39 € im Monat je Modul. Für kleinere Träger passen wir Lizenz und Einführung an. Alle Details stehen auf der Seite Preise, eine Beispielrechnung im Beitrag Was kostet ein Intranet?.

Woran Sie ein passendes Intranet erkennen

Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt eine kurze Checkliste. Sie hilft auch im Gespräch mit Geschäftsführung, Mitarbeitervertretung und IT:

• Erreicht das Intranet Mitarbeitende ohne PC und ohne Firmen-E-Mail, mit einer App, die sie wirklich nutzen?
• Lassen sich alle Einrichtungen in einem System abbilden, mit Rechten je Rolle und Einrichtung?
• Können Pflicht-Unterweisungen mit Lesebestätigung und Nachweis verteilt werden?
• Wo liegen die Daten, gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und wer sieht was?
• Wer führt das Intranet ein, und wer kümmert sich danach um Fragen und Weiterentwicklung?
• Stehen die Kosten vorab fest, für Lizenz, Einführung und Betrieb?

Bei MySyde Intranet beantworten wir jede dieser Fragen schon in der Demo, mit Beispielen von Trägern, die ähnlich aufgestellt sind wie Sie.

Praxisbeispiele aus der Sozialwirtschaft

• AWO Unterbezirk Ennepe-Ruhr: über 1.200 Mitarbeitende an mehr als 120 Standorten, Inhalte je Standort und Rolle, App für alle.
• AWO Mannheim: über 600 Mitarbeitende in Kinderbetreuung, Seniorenpflege und Eingliederungshilfe, QM-Bereich und Urlaub und Überstunden digital.
• AWO Hamburg: über 1.200 Mitarbeitende, Intranet im Browser und als App, auch für die Pflege ohne Schreibtisch.
• Lebenshilfe Aalen: über 400 Mitarbeitende aus Verwaltung, Betreuung, Werkstätten und Wohnen, mit barrierearmem Zugang für alle Nutzergruppen.

Häufige Fragen von sozialen Trägern

Funktioniert das Intranet für Pflegekräfte ohne festen PC?
Ja. Die App für iOS und Android bringt News, Wissen und Formulare aufs Smartphone, mit Push-Benachrichtigung. Den Zugang bekommen Mitarbeitende von der Verwaltung, auch ohne Firmen-E-Mail.

Können wir mehrere Einrichtungen oder Kreisverbände abbilden?
Ja. MySyde Intranet ist mandantenfähig: mehrere Bereiche oder Gesellschaften in einem System, Rechte je Rolle, Abteilung und Einrichtung.

Was sagen Mitarbeitervertretung und Datenschutz dazu?
Hosting in Deutschland oder auf eigenen Servern, Auftragsverarbeitungsvertrag, Rechte je Rolle. Wir unterstützen die Abstimmung mit Datenschutz und Mitarbeitervertretung mit den nötigen Informationen.

Lohnt sich ein Intranet auch für kleinere Träger?
Ja. Für kleinere Organisationen passen wir Lizenz und Einführung an, damit es sich auch dort rechnet.

Wie schnell ist das Intranet live?
Typischerweise nach drei Monaten, vom Strategie-Workshop bis zum Go-live.

Ihr nächster Schritt

In einer 30-minütigen Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie andere Träger MySyde Intranet einsetzen, an Beispielen aus Kita, Pflege und Verwaltung. Oder Sie probieren das Intranet in Ihrem persönlichen Dealroom dauerhaft im Testsystem aus. Demo-Termin anfragen