Zertifikat fürs Audit
Die Qualitätssicherung eines Kunden braucht für ein Audit das Zertifikat zu einer bestimmten Lieferung. Sie sucht nach der Lieferscheinnummer und lädt es herunter.
Kundenportal · Dokumente
Dokumentenportal: Ihre Kunden finden jede Unterlage selbst
Rechnungen und Lieferscheine, Zertifikate und Datenblätter, Handbücher pro Seriennummer und Software-Versionen: Jeder Kunde sieht genau das, was zu ihm gehört.
Dokumentenportal
Was ist ein Dokumentenportal?
Ein Dokumentenportal ist ein geschützter Online-Bereich, in dem Kunden die Dokumente abrufen, die zu ihnen gehören: Rechnungen und Lieferscheine, Zertifikate und Datenblätter, Dokumentation pro Seriennummer und Software-Downloads mit Versionsstand. Mit dem MySyde Kundenportal von breadcrumb kommen die Belege aus Ihrem ERP, und Sie legen fest, welche Firma was sieht.
- Rechnungen und Lieferscheine automatisch aus dem ERP
- Zertifikate, Datenblätter und Doku pro Seriennummer
- Software-Versionen mit Hinweis, was neu ist
Im Alltag
So sieht das im Alltag aus
Doku pro Seriennummer
Ein Servicetechniker gibt die Seriennummer ein und bekommt Handbuch, Schaltplan und Ersatzteilliste für genau dieses Gerät.
Neue Software-Version
Der IT-Verantwortliche eines Kunden sieht, dass eine neue Software-Version bereitsteht. Er liest, was sich geändert hat, und lädt sie herunter, nur für die Produkte, die seine Firma nutzt.
Module
Bausteine, die 80–90 % Ihres Dokumentenportals schon abdecken.
Der Kern ist bei jedem Portal derselbe, die Doku-Module sind erprobt — zusammen decken sie 80–90 % schon ab. Sie wählen, was Ihre Kunden brauchen; nur der Rest wird wirklich individuell entwickelt.
Verträge
Laufzeiten, Konditionen, Verlängerungen — alle Verträge mit Kunden versioniert, suchbar, einsehbar. Erinnerungen vor Auslauf automatisch.
Angebote & Aufträge
Vom Angebot über Bestätigung bis zur Auftragsbestätigung — strukturierter Prozess mit Status und Freigaben.
Rechnungen & Belege
Rechnungen und Belege revisionssicher abgelegt, für Ihre Kunden durchsuchbar, mit Filter über alle Felder.
Versionierung
Jede Änderung an einem Dokument ist nachvollziehbar. Vergleich zwischen Versionen, Rollback möglich, freigebende Person dokumentiert.
Audit-Log & Reports
Jede Aktion (View, Download, Signatur, Änderung) wird protokolliert. Reports für Audit-Vorbereitung mit einem Klick.
So arbeiten wir
Erst das Konzept, auf Wunsch mit klickbarem Prototyp
Im Konzept-Workshop legen wir mit Ihnen fest, welche Funktionen, Daten und Rollen Ihr Portal braucht. Wenn Sie es vorher sehen wollen, erstellen wir aus Ihren Unterlagen einen klickbaren Prototyp und schärfen ihn im Workshop. Danach bekommen Sie ein Festpreis-Angebot. Die erste Ausbaustufe ist typischerweise zwei bis drei Monate nach dem Workshop live.
- Konzept-Workshop: 1.500 €
- Prototyp-Workshop mit klickbarem Prototyp: 3.000 €
- Danach Festpreis-Angebot, Einrichtung ab 15.000 €
- Betrieb ab 199 € im Monat, ohne Gebühr pro Nutzer
Referenzen
Unternehmen, die ihr eigenes Kundenportal mit MySyde betreiben.
Von Maschinenbau über Fahrzeug-Import bis Umwelttechnik: Jedes Portal ist auf die Unterlagen zugeschnitten, die Ihre Kunden brauchen.
KWB Energiesysteme GmbH Heizungsanlagenanbieter · Deutschland
Das Portal ist ein zentraler Baustein in unserem Kundenmanagement. Es spart uns Rückfragen, beschleunigt Abläufe und macht unsere Prozesse professioneller. breadcrumb hat es verstanden, unsere Perspektive einzunehmen – und daraus eine Lösung zu bauen, die nicht nur gut aussieht, sondern täglich funktioniert.
Außendienst Portal für technischen Service
Geräteerkennung Doku per Seriennummer
Self-Service Tickets rund um die Uhr
KSR Group Zweirad & E-Mobilität · Österreich · 200+
Ticket vom Endkunden ins ERP
Self-Service Unterlagen pro Produkt
CSV Import und Zuordnung
Premo Group GmbH Kaffee, Vending, Automaten · Fürth, Deutschland
Für uns war klar: Wenn wir digital mit unseren Kunden arbeiten wollen, dann brauchen wir eine Lösung, die zu 100 % auf unsere Prozesse passt. Keine Standardsoftware, sondern etwas Eigenes – und genau das haben wir bekommen. Die Zusammenarbeit war partnerschaftlich, lösungsorientiert und sehr professionell. Wer nach einem echten Digitalisierungspartner sucht, der nicht nur entwickelt, sondern auch versteht, worauf es ankommt – der ist hier richtig.
BC-Anbindung Business Central ohne Dubletten
Geräte je Standort mit Anleitung und Video
Portal + App ein Login, dieselben Daten
FAQ
Häufige Fragen zum Dokumentenportal.
Was ist ein Dokumentenportal?
Ein Bereich, in dem Ihre Kunden ihre Dokumente selbst abrufen, von der Rechnung bis zur neuen Software-Version. Jede Datei ist einer Firma, einem Produkt oder einer Seriennummer zugeordnet. Anfragen wie „Können Sie mir das Zertifikat noch mal schicken?“ fallen weg.
Dokumentenportal oder Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Ein DMS ist Ihre interne Ablage, mit der Ihr Team arbeitet. Das Dokumentenportal ist das Fenster für Ihre Kunden: Es zeigt jedem seinen Ausschnitt aus ERP, DMS oder Dateiablage. Es ersetzt Ihr DMS nicht, sondern macht einen Teil davon für Kunden zugänglich.
Wer sieht welche Dokumente?
Jeder Kunde sieht nur, was ihm zugeordnet oder für ihn freigegeben ist, pro Firma, Standort, Rolle oder Produkt. Allgemeine Handbücher können Sie offen bereitstellen, Rechnungen und Software-Stände nur für berechtigte Firmen. So muss niemand Dateien einzeln per Mail verschicken.
Wie kommen die Dokumente ins Portal?
Rechnungen und Lieferscheine kommen aus Ihrem ERP, sobald sie dort erstellt sind. Datenblätter, Zertifikate, Handbücher und Software-Versionen laden Sie hoch oder binden Ihre bestehende Ablage an. Zu jeder Software-Version gehört ein kurzer Hinweis, was neu ist.
Portal-Typen
Passt eher ein anderes Portal?
B2B-Portal
Wenn Ihre Kunden neben Dokumenten auch bestellen, den Lieferstatus sehen und Reklamationen melden sollen.
Supportportal
Wenn Unterlagen Teil der Hilfe sind und Kunden zusätzlich Fragen stellen oder Tickets anlegen.
Serviceportal
Wenn die Dokumentation pro Anlage zusammen mit Störung, Wartung und Ersatzteilen gebraucht wird.
Sehen Sie das Dokumentenportal in Aktion.
In unserer 30-Min-Demo zeigen wir Ihnen den Mehrwert pro Abteilung, den ERP-Datenfluss live und konkrete Beispiele aus produktiven Portalen.