Verwaltung
„Keine Mail-Anhänge mehr suchen, alles versionssicher."
- Keine Mail-Anhänge mehr suchen
- Stammdaten und Verträge an einem Ort
- Weniger Pflegeaufwand, weniger Fehler
Kundenportal · Dokumente & eSignature
Verträge und Rechnungen verstreut über Mail-Postfächer? Ein Dokumentenportal, das genau zu Ihren Abläufen passt.
Verträge, Lieferscheine, Rechnungen liegen im Mail-PDF-Chaos, nichts ist revisionssicher — und Kunden fragen Dokumente telefonisch an. Ihr Portal kann das besser: Verträge, Belege und Freigaben an einem Ort, versionssicher und revisionssicher abgelegt, von Kunden und Steuerberater selbst auffindbar.
Dokumentenportal
Ihre Kunden finden Verträge und Belege selbst, der Steuerberater zieht revisionssicher — Ihre Verwaltung verschickt keine PDFs mehr.
Ein Dokumentenportal ist digitale Zusammenarbeit rund um Ihre Dokumente: Verträge, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen — versioniert, eSigned und revisionssicher abgelegt, 24/7 für Kunden und Steuerberater verfügbar, ohne Mail-Anhang und Telefon. Und es muss genau passen, nicht zu 80 %: Statt monatelang zu spezifizieren, bauen wir mit KI das Portal, das zu Ihren Dokumenten-Abläufen und Aufbewahrungspflichten passt.
- eSignature mit qualifiziertem Zertifikat
- revisionssichere Ablage und Aufbewahrung
- Audit-Log über jede Aktion auf jedem Dokument
Sichten
Warum ein Dokumentenportal aus jeder Perspektive Sinn ergibt.
Ein Dokumentenportal entlastet nicht nur die Verwaltung: Der Vertrieb bekommt Verträge eSigned zurück, die Compliance ein lückenloses Audit-Log, der Steuerberater revisionssichere Belege und die Geschäftsführung Rechtssicherheit ohne IT-Spezialwissen.
Vertrieb
„Angebote eSigned in Minuten zurück — statt Wochen."
- Angebote eSigned in Minuten zurück
- Vertrags-Status live nachverfolgbar
- Cross-Sell mit Bestandsverträgen in der Akte
Compliance
„Audit-Log über jede Aktion, Aufbewahrungsfristen automatisch."
- Audit-Log über jede Aktion
- Aufbewahrungsfristen automatisch
- Lösch-Konzept rechtssicher abgebildet
Geschäftsführung
„Vertrags-Pipeline und Cash-Flow auf einen Blick."
- Cash-Flow-relevante Belege live
- Vertrags-Pipeline auf einen Blick
- Rechtssicherheit ohne IT-Spezialwissen
Steuerberater
„Belege revisionssicher, kein Excel-Ping-Pong zum Monatsende."
- Belege revisionssicher exportierbar
- DATEV-Anbindung optional
- Keine Excel-Ping-Pong-Mails zum Monatsende
IT
„Ein System mit SSO und sauberer ERP-Schnittstelle — statt PDFs in fünf Postfächern."
- SSO via Azure AD, Rechte pro Dokument-Art
- Eine gepflegte ERP-Schnittstelle für Belege
- Betrieb, Updates und Monitoring durch breadcrumb
KI verändert die Wirtschaftlichkeit
Mit KI ist ein eigenes Portal jetzt sinnvoller denn je.
Was vor zwei Jahren ein Jahresprojekt war, ist heute mit KI-gestütztem Engineering in Wochen produktiv: Spezifikation per Workshop, Code generiert in Tagen, Anpassungen in Stunden. Damit kippt die Rechnung: Standard-SaaS deckt Ihre Dokumenten-Abläufe zu 80 % ab und kostet pro Platz weiter — ein eigenes Portal passt genau und gehört Ihnen. Freigabe-Workflows, Versionierung, Steuerberater-Zugang: Ihre Abläufe, nicht die des Tools.
- Time-to-Portal: Wochen statt Quartale
- Eigentum am Code statt Lizenz-Lock-in
- Skaliert mit Anwendungsfällen, nicht mit Lizenzen
Module
Bausteine, die 80–90 % Ihres Dokumentenportals schon abdecken.
Der Kern ist bei jedem Portal derselbe, die Doku-Module sind erprobt — zusammen decken sie 80–90 % schon ab. Sie wählen, was Ihre Kunden und Ihr Steuerberater brauchen; nur der Rest wird wirklich individuell entwickelt.
Verträge
Laufzeiten, Konditionen, Verlängerungen — alle Verträge mit Kunden versioniert, suchbar, einsehbar. Erinnerungen vor Auslauf automatisch.
Angebote & Aufträge
Vom Angebot über Bestätigung bis zur Auftragsbestätigung — strukturierter Prozess mit Status-Tracking und eSign-Workflow.
Rechnungen & Belege
Eingehende und ausgehende Belege revisionssicher abgelegt. Such- und Filterfunktion über alle Felder, Export für Steuerberater.
eSignatur
Qualifizierte elektronische Signatur mit Zertifikat. Signatur-Workflow per Mail, Rückläufer-Quote sichtbar, Multi-Signer-Reihenfolge konfigurierbar.
Versionierung
Jede Änderung an einem Dokument ist nachvollziehbar. Vergleich zwischen Versionen, Rollback möglich, freigebende Person dokumentiert.
Audit-Log & Reports
Jede Aktion (View, Download, Signatur, Änderung) wird protokolliert. Reports für Audit-Vorbereitung mit einem Klick.
Mit KI zum Prototyp
In einem Tag den Portal-Prototyp sehen, statt drei Monate spezifizieren.
Statt monatelang Lasten- und Pflichtenheft zu schreiben: Einen Tag mit uns und KI im Workshop, am Abend steht ein klickbarer Prototyp Ihres Portals. Sie zeigen ihn Ihrem Team, korrigieren in Wochen statt Quartalen und sehen, was Ihre Kunden wirklich brauchen — bevor die erste Zeile Production-Code geschrieben ist.
- Ein Workshop-Tag, klickbarer Prototyp
- Direktes Feedback Ihres Vertriebs/Service-Teams
- Spec-Risiko raus, Time-to-Production in Wochen
Modular nach Bedarf
Kein Entweder-oder: Sie stecken Ihr Dokumentenportal aus erprobten Modulen zusammen.
Es gibt kein Pflichtmodul und keine Produktwahl. Der Kern bleibt derselbe, erprobte Module decken 80–90 % ab — revisionssichere Ablage, Versionierung, eSignature, Freigabe-Workflows. Nur rund 10 % entwickeln wir wirklich individuell: das, was Ihre Dokumenten-Abläufe besonders macht. Beispiele aus realen Projekten — frei kombinierbar:
- Verträge einsehen — Laufzeiten, Konditionen, Verlängerungen ohne Anruf, mit Erinnerung vor Auslauf
- Angebote und Aufträge eSigned zurück — Signatur-Workflow per Mail, Multi-Signer-Reihenfolge, Status live
- Rechnungen und Belege revisionssicher abgelegt — Volltextsuche über alle Felder, Export für den Steuerberater
- Versionierung mit Audit-Log — jede Änderung nachvollziehbar, Rollback möglich, Freigeber dokumentiert
- Aufbewahrungsfristen und Lösch-Konzept automatisch — rechtssicher abgebildet, ohne IT-Spezialwissen
- Steuerberater-Zugang mit eigener Sicht — DATEV-Anbindung optional, kein Excel-Ping-Pong zum Monatsende
Referenzen
Unternehmen, die ihr eigenes Kundenportal mit MySyde betreiben.
Von Maschinenbau über Fahrzeug-Import bis Umwelttechnik — jedes Portal ist auf die Dokumenten-Abläufe mit Kunden und Steuerberater zugeschnitten.
KSR Group Zweirad & E-Mobilität · Österreich · 200+
Ticket vom Endkunden ins ERP
Self-Service Unterlagen pro Produkt
CSV Import und Zuordnung
KWB Energiesysteme GmbH Heizungsanlagenanbieter · Deutschland
Das Portal ist ein zentraler Baustein in unserem Kundenmanagement. Es spart uns Rückfragen, beschleunigt Abläufe und macht unsere Prozesse professioneller. breadcrumb hat es verstanden, unsere Perspektive einzunehmen – und daraus eine Lösung zu bauen, die nicht nur gut aussieht, sondern täglich funktioniert.
Außendienst Portal für technischen Service
Geräteerkennung Doku per Seriennummer
Self-Service Tickets rund um die Uhr
utp umwelttechnik GmbH Abwassertechnik · Seybothenreuth, Bayern
6.000+ Anlagen mit Echtzeit-Telemetrie
KI Wartungsvorhersage produktiv
App für Servicetechniker
GMK electronic design GmbH Elektronische Geräteherstellung · Wernberg-Köblitz
Wir wollten keine Standardlösung, sondern ein System, das perfekt auf unsere Prozesse abgestimmt ist. breadcrumb hat das Portal schlank, übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet – und dabei nie den Blick für Details verloren. So stellt man sich eine partnerschaftliche Zusammenarbeit vor.
Layout-Konfigurator individuelle Tastenkappen
Interest Checks Produktion nach Voting
Projektcenter statt E-Mail-Ping-Pong
Gabor Shoes AG Schuhindustrie · Rosenheim
60+ Länder weltweit
mehrere Tausend Fachhändler
Live-Bestände Bestellcenter in Echtzeit
Premo Group GmbH Kaffee, Vending, Automaten · Fürth, Deutschland
Für uns war klar: Wenn wir digital mit unseren Kunden arbeiten wollen, dann brauchen wir eine Lösung, die zu 100 % auf unsere Prozesse passt. Keine Standardsoftware, sondern etwas Eigenes – und genau das haben wir bekommen. Die Zusammenarbeit war partnerschaftlich, lösungsorientiert und sehr professionell. Wer nach einem echten Digitalisierungspartner sucht, der nicht nur entwickelt, sondern auch versteht, worauf es ankommt – der ist hier richtig.
BC-Anbindung Business Central ohne Dubletten
Geräte je Standort mit Anleitung und Video
Portal + App ein Login, dieselben Daten
FAQ
Häufige Fragen zum Dokumentenportal.
Wie schnell kann ich starten?
Nach dem ganztägigen Strategie-Workshop liegt das Festpreis-Angebot vor — inklusive konkretem Go-Live-Termin für Ihren Modul-Umfang.
Welche ERPs unterstützt ihr?
Produktiv angebunden ist Microsoft Dynamics 365 Business Central — bidirektional via API. Andere ERPs (SAP, Sage, abas, proALPHA …) binden wir über REST-, SQL- und CSV-Schnittstellen an; was genau, prüfen wir im Workshop.
Was kostet ein Portal?
Festpreis-Modell: Setup pauschal nach Modul-Auswahl + monatliche Lizenz inklusive Hosting, Updates und Support. Keine Per-User-Gebühren.
Wo werden die Daten gehostet?
In Deutschland. Auf Wunsch dedizierter Server pro Kunde oder On-Premise. AVV ist Standard.
Sehen Sie das Dokumentenportal in Aktion.
In unserer 30-Min-Demo zeigen wir Ihnen den Mehrwert pro Abteilung, den ERP-Datenfluss live und konkrete Beispiele aus produktiven Portalen.